Sąskaitų skeneris (DI)

„Apskaita5“ papildinys, skirtas sąskaitoms nuskaityti ir įvesti. Tinka tiek gautoms tiekėjų sąskaitoms, tiek iš kitoje sistemos išrašytoms sąskaitoms (žr. skyrių toliau). Pasirinkite sąskaitos PDF arba vaizdo failą (JPG arba PNG). Dirbtinis intelektas atpažįsta kontrahentą, sąskaitos numerį, datas, sumas su PVM ir eilutes bei automatiškai užpildo sąskaitos faktūros dokumentą.

Trumpai: atidarote naują gautą sąskaitą faktūrą → mygtuką „Skenuoti“ → pasirenkate failą (arba tiesiog nuvilkite jį ant sąskaitos formos) → per kelias ar keliasdešimt sekundžių dokumentas užpildomas. Belieka duomenis peržiūrėti ir išsaugoti.

Kas tai yra ir kam naudinga

Gautų tiekėjų sąskaitas (popierines ar PDF) buhalteris įprastai suveda rankiniu būdu: tiekėją, numerį, datą, sumas ir eilutes. Tai monotoniškas ir laiką ryjantis darbas, o net viena neteisingai nurodyta kaina gali iškraipyti visą PVM deklaraciją.

1. Paspaudžiate mygtuką „Skenuoti“ naujos gautos sąskaitos faktūros formoje (šalia mygtukų „Kopijuoti“ ir „Įklijuoti“).
2. Pasirenkate sąskaitos failą: PDF, JPG arba PNG (iki 10 MB). Tinka tiek skenavimo aparatu padaryti vaizdai, tiek iš el. pašto atsisiųsti PDF. Vietoj mygtuko galite tiesiog nuvilkti failą ant sąskaitos formos: veiksmas tas pats.
3. Failas saugiu šifruotu ryšiu siunčiamas apdoroti į mūsų serverį, kuriame dirbtinis intelektas jį perskaito ir ištraukia duomenis.
4. Kol skenuojama, ekranas padalinamas į dvi dalis: kairėje nuskaityto dokumento peržiūra (slinkti, didinti ir mažinti: mygtukai „– / Tilpti / +“), dešinėje sąskaitos forma, kol kas užblokuota („Skenuojama…“).
5. Programa suformuoja naują užpildytą gautą sąskaitą faktūrą. Peržiūra lieka atidaryta, tad patikrinkite duomenis lygindami su originalu.

Failas apdorojamas serveryje ir neišsaugojamas. Saugome tik statistiką (kada ir kiek kartų), be sąskaitos turinio.

Kas užpildoma automatiškai

Sąnaudų ir PVM sąskaitos eilutėse priskiriamos automatiškai: kai eilutės pavadinimas panašus į esamą prekę ar paslaugą jūsų žinynuose (pvz., „Interneto paslaugos“ atitinka paslaugą „Internetas“), imamos tos kortelės sąnaudų ir PVM sąskaitos. Likusioms eilutėms skeneris priskiria sąskaitą, kurią paskutinį kartą naudojote tokiai pačiai eilutei iš šio tiekėjo (o jei tokios eilutės dar nebuvo, naujausią sąskaitą iš šio tiekėjo istorijos). Tik visiškai naujam tiekėjui sąskaitą teks pasirinkti rankiniu būdu.

PVM deklaravimo schema eilutėms priskiriama taip pat: atpažintai prekei ar paslaugai taikoma jos kortelės schema, likusioms eilutėms jūsų įmonės nustatytoji pirkimų schema (pvz., „PVM1 Paprastas pirkimas“), kai jos tarifas sutampa su sąskaitoje nurodytu. Kai taikomi skirtingi ar nuliniai tarifai arba atvejis yra dviprasmiškas, schemą turite pasirinkti patys. Skeneris niekada „nespėja“ ten, kur klaida iškraipytų PVM tarifą. Tiekėjui iš užsienio (ne LT PVM kodas) skenavimo pastaba primens patikrinti schemą: netiesioginiam PVM apskaičiuoti schemą visada pasirinkite rankiniu būdu.

Suminis įvedimas

Pažymėję varnelę „Suminė“ šalia mygtuko „Skenuoti“ gausite sąskaitą viena bendrąja eilute „Pagal sąskaitą …“ vietoj visų eilučių. Taip įprastai suvedamos paslaugų ir komunalinės sąskaitos. Sąskaitai su keliais PVM tarifais suformuojama po vieną eilutę kiekvienam tarifui (pvz., „(PVM 21 %)“ ir „(PVM 9 %)“). Taigi PVM deklaravimo schema ir sumos kiekvienai eilutei lieka teisingos. Pasirinkimas įsimenamas iki programos paleidimo pabaigos. Atminkite: suminėje eilutėje prekių žinynas ir sandėlis nenaudojami, o skenerio rasti prekių ar paslaugų atitikmenys nepanaudojami, tad tikslioms prekių sąskaitoms varnelės niekada nepažymėkite. Dėl apvalinimo suminės eilutės PVM gali skirtis centu nuo spausdintos sumos, tokį skirtumą patikrinkite pagal originalą.

Skeneris užpilda, bet neperša: bet kurį lauką galite pataisyti kaip įprastai.

Jei tiekėjas žinyne nerastas

Kai žinyne nėra sąskaitoje nurodytą kodą atitinkančio kontrahento, dokumento peržiūros lange matysite mygtuką „Sukurti naują tiekėją“. Jį paspaudus atsidaro naujo kontrahento kortelė, jau užpildyta atpažintu pavadinimu, kodu, PVM kodu, adresu ir kontaktiniais duomenimis (lietuviškam įmonės kodui papildomai automatiškai parsiunčiami oficialūs rekvizitai iš Rekvizitai.lt), be to, iškart pažymima varnelė „Tiekėjas“. Išsaugotą kontrahentą programa automatiškai priskiria sąskaitai. Mygtukas matomas ir tada, kai tiekėjas atpažintas, bet atpažinimas, jūsų manymo, klaidingas: išsaugotas naujas kontrahentas pakeis neteisingą atpažinimą.

Jei sąskaitoje nėra eilučių lentelės

Paslaugų sąskaitos dažnai spausdina tik galutines sumas. Tokiu atveju suformuojama viena bendroji eilutė „Pagal sąskaitą NR“ su suma be PVM ir PVM tarifu, apskaičiuotu iš sumų.

Išrašytų sąskaitų skenavimas

Jei sąskaitas išrašote kitoje sistemoje (internetinėje parduotuvėje, rezervacijų ar kitoje programoje) ir jų reikia įtraukti į „Apskaita5“ apskaitą, skeneris veikia ir čia: atverkite naują sąskaitą faktūrą išrašytą („Dokumentai“ → „Sąskaitos išrašytos“) ir paspauskite tą patį mygtuką „Skenuoti“. Nuskaitytas būtent jūsų įmonės išrašytas dokument (PDF arba popierinis) automatiškai užpildo išrašytos sąskaitos dokumentą.

Kas užpildoma ir kaip:

• Pirkėjas atpažįstamas iš sąskaitoje nurodyto įmonės ar PVM kodo. Neradus kodo žinyne, peržiūros lange matysite mygtuką „Sukurti naują pirkėją“ - atsidaro užpildyta kontrahento kortelė su pažymėta varnele „Klientas“, išsaugotas pirkėjas priskiriamas sąskaitai automatiškai.
• Serija ir numeris: skaitoma iš sąskaitos numerio (pvz., ES-123 → serija ES, Nr. 123). Jei tokios serijos jūsų nustatymuose nėra, paliekama įprasta serija, o originalus numeris įrašomas į pastabą - seriją pasirinkite rankiniu būdu. Tokia pati sąskaita įvedama antrą kartą neleis išsaugoti (numerio dubliavimo kontrolė).
• Kreditinės sąskaitos atpažįstamos pagal neigiamas sumas - dokumento tipas nustatomas „Kreditinė“ automatiškai.
• Prekės: kai sąskaitos eilutė atpažįstama kaip jūsų prekių žinyno prekė, eilutės pavadinimas ir mato vnt. užpildomi iš prekės kortelės.
• Kainos su PVM: jei sistema spausdina tik kainas su PVM, skeneris pats perskaičiuoja jas į kainas be PVM ir apie tai įspėja pastaba.
• Pajamų sąskaitos eilutėse priskiriamos iš jūsų paslaugų kortelių (kai eilutė atpažįstama kaip paslauga) arba iš ankstesnių jūsų išrašytų sąskaitų - tokia pati eilutė tam pačiam pirkėjui, tada bet kokiam pirkėjui.
• PVM deklaravimo schema priskiriama taip pat atsargiai kaip ir pirkimams: pagal paslaugos kortelę, jūsų įmonės pardavimų schemą arba istoriją, ir tik kai tarifas vienareikšmiškai sutampa. Užsienio pirkėjui (pvz., eksportas, netiesioginis PVM) schemą visada pasirinkite rankiniu būdu.

Svarbūs įspėjimai, kuriuos skeneris parodo ekranu:

• Jei pardavėju sąskaitoje nurodyta ne jūsų įmonė - įspėjama, kad dokumentas greičiausiai ne šios įmonės.
• Jei įmonė ne PVM mokėtoja, o sąskaitoje nurodytas PVM - įspėjama patikrinti dokumentą (tokia įmonė PVM sąskaitų išrašyti negali).
• Jei sąskaitos data senesnė nei mėnuo - primenama patikrinti, ar to laikotarpio PVM deklaracija dar nepateikta, nes vėliau įvesta sąskaita keis anksčiau deklaruotas sumas.

Išrašytų sąskaitų skenavimui taikomi tie patys failų reikalavimai ir nuskaitymų apribojimai, kaip ir gautoms sąskaitoms.

Prekių nurašymas iš sandėlio („Sandėlis“)

Numatytuoju režimu atpažinta prekė tik užpildo eilutės pavadinimą ir mato vnt. iš kortelės - atsargos nepajudinamos. Tai tinka, kai prekių atsargas tvarko pati internetinė parduotuvė, o „Apskaita5“ - tik apskaitai.

Pažymėję varnelę „Sandėlis“ šalia mygtuko „Skenuoti“ gausite prekių eilutėms sukurtus sandėlio nurašymus: kiekviena atpažinta prekė gauna sandėlio operaciją (sandėlis parenkamas iš paskutinio pardavimo, iš to paties pirkėjo pageidaujant), o išsaugojus sąskaitą atsargos sumažėja ir pardavimo savikaina apskaičiuojama pagal „Apskaita5“ atsargų savikainą.

Varnelę žymėkite tik tada, kai prekių pirkimai ir atsargos tvarkomi „Apskaita5“. Jei atsargos gyvena tik internetinėje parduotuvėje, nurašymai padarytų atsargas neigiamomis, o pardavimo savikaina būtų netikra.

Pasirinkimas įsimenamas iki programos paleidimo pabaigos.

Reikalavimai ir apribojimai

Ką skeneris atpažįsta gerai: ryškūs PDF tekstai ir kokybiški skanavimai, standartinės sąskaitų išrašymo formos, lietuviški įmonės ir PVM kodai.

Kas gali sukelti pastabų: labai blankūs ar pasvirę skanavimai, ranka rašyti pataisymai, neįprastai sudėtos sąskaitos. Tokiais atvejais visada peržiūrėkite sumas ir eilutes prieš išsaugodami.

Jei dirbtinis intelektas sąskaitos nesuprato arba faile sąskaitos iš viso nėra, gausite aiškų pranešimą, o ne „tylomis“ sugadintus duomenis.

Veikiantis pavyzdys

1. Gavote tiekėjo sąskaitą PDF formatu el. paštu.
2. „Apskaita5“ → „Dokumentai“ → „Sąskaitos apskaičiuotos“ → nauja gauta sąskaita faktūra (mygtukas „Skenuoti“ rodomas tik dar neišsaugotame dokumente).
3. Paspaudžiate „Skenuoti“ → pasirenkate PDF failą (arba nuvilkite jį ant formos).
4. Po kelių sekundžių atsidaro užpildytas dokumentas: tiekėjas, numeris, data, terminas, sumos ir eilutės vietoje.
5. Peržiūrite sumas; eilučių sąskaitos priskirtos pagal prekių ar paslaugų kortelių duomenis arba ankstesnius jūsų įrašus, esant reikalui pataisote.
6. Išsaugote. Toliau viskas kaip su rankiniu būdu įvesta sąskaita.

Dažnai užduodami klausimai

Kur dingo mygtukas „Skenuoti“? Mygtukas rodomas tik naujoje (dar neišsaugotoje) sąskaitoje su aktyvia papildinio licencija. Išsaugotame dokumente jis paslepiamas, nes skenavimas užpildytų naują sąskaitą, o ne keistų jau įrašytą. Pasibaigus licencijai mygtukas taip pat nepasirodo.

Ar skeneris išsaugo mano sąskaitas serveryje? Ne. Failas naudojamas tik apdorojimo metu; jo turinys ir atpažinti duomenys nesaugomi (saugoma tik statistika: kada ir kiek sėkmingų nuskaitymų).

Ar galiu skenuoti popierinę sąskaitą? Taip. Nuskanuokite ar nufotografuokite ją (vaizdus programa atpažįsta kaip ir PDF).

Kodėl rodo „Nuskaitymų limitas išnaudotas“? Naujiems klientams suteikiama vienkartinė nuskaitymų dovana. Jai ir visiems įsigytiems papildomiems nuskaitymams pasibaigus, naują papildomų nuskaitymų paketą įsigykite integravizija.lt svetainėje. Nepavykę bandymai neįskaitomi.

Ar pakartotinis to paties failo skenavimas įskaitomas į limitą? Ne. Tą patį failą per parą galite nuskaityti iki trijų kartų, mokamas tik pirmasis nuskaitymas. Naudokite, kai pirmasis rezultatas nepatinka ir norite bandyti dar kartą. Tolimesni nuskaitymai skaičiuojami kaip įprasta.

Ar užsienio valiutos sąskaitos skenuojamos? Taip, valiuta ir sumos atpažįstamos, o valiutos kursas pagal sąskaitos datą automatiškai gaunamas iš Lietuvos banko (lb.lt); bazinės valiutos sumos perskaičiuojamos automatiškai. Jei kurso gauti nepavyko, jį suveskite rankiniu būdu.

Ar eilučių sąnaudų sąskaitos priskiriamos automatiškai? Taip, keliais lygmenimis: atpažinus eilutę kaip prekę ar paslaugą iš jūsų žinynų priskiriamos kortelės sąskaitos; likusioms eilutėms priskiriama sąskaita, kurią paskutinį kartą naudojote tai pačiai eilutei iš šio tiekėjo, o neturint ir tokios, naujausia šio tiekėjo sąskaitose naudota sąskaita. Visiškai naujam tiekėjui sąskaitą pasirinksite rankiniu būdu.

O PVM deklaravimo schema? Taip, taikoma prekės ar paslaugos kortelės schema, arba (nesutapus eilutei) jūsų įmonės pirkimų schema, jei jos tarifas sutampa su sąskaitos tarifu. Užsienio tiekėjų (netiesioginis PVM) ir nulinio tarifo atvejais schemą reikia pasirinkti rankiniu būdu. Apie tai skeneris įspėja pateikdamas pastabą.

Paskyrus naują tiekėją, ar jį reikia pačiam priskirti sąskaitai? Ne, išsaugojus naujo tiekėjo kortelę programa priskiria jį sąskaitai automatiškai.

Trumpa santrauka